Was es kostet, den Live-Chat auszulagern, hängt von vier Dingen ab: wie viele Gespräche Sie erwarten, zu welchen Zeiten Sie erreichbar sein möchten, über welche Kanäle Sie chatten und wie viel der Arbeit Menschen oder KI übernehmen. Einen festen Marktpreis gibt es deshalb nicht. Anbieter rechnen pro Gespräch, pro Stunde, mit einem festen Monatsbetrag oder mit einer Kombination.
Ein Tarif sagt erst etwas aus, wenn Sie ihn neben die Kosten eines eigenen Chat-Teams legen. Deshalb finden Sie hier neben den Preismodellen auch eine Rechnung, die Sie selbst ausfüllen können. Wer zuerst wissen möchte, was Live-Chat-Outsourcing ist, findet das in einem eigenen Artikel.
Wie Anbieter einen ausgelagerten Live-Chat abrechnen
Es gibt vier gängige Preismodelle: pro Gespräch, pro Stunde, ein fester Betrag pro Monat und eine Kombination aus Grundgebühr und variablem Anteil. Welches Modell für Sie am günstigsten ist, hängt vor allem davon ab, wie vorhersehbar Ihr Chat-Volumen ist.
Fragen Sie bei jedem Modell nach der Definition der Einheit. Pro Gespräch klingt eindeutig, doch auch ein Besucher, der nur Hallo tippt und wegklickt, ist ein Gespräch. Bei einem Preis pro Lead macht es einen großen Unterschied, ob ein Lead nur aus Name und Telefonnummer besteht oder aus einer Anfrage mit Inzahlungnahme, Zeitpunkt und Budget.
Was den Preis eines ausgelagerten Live-Chats bestimmt
Sechs Faktoren bestimmen den Preis, und das Verhältnis zwischen Menschen und KI wiegt meist am schwersten. Ein Gespräch, das ein Chat-Spezialist führt, kostet mehr als eines, das die KI erledigt. Bei Beratungsfragen bringt es dafür auch mehr.
- Mensch oder KI. Vollständig durch Menschen, KI mit menschlicher Übernahme oder vollständig KI.
- Volumen. Mehr Gespräche bedeuten höhere Gesamtkosten, aber oft einen niedrigeren Preis pro Gespräch.
- Öffnungszeiten. Abende und Wochenenden erfordern Besetzung außerhalb der Bürozeiten. In Automotive und Home & Living informieren sich Verbraucher gerade oft nach Feierabend.
- Kanäle. Website-Chat, WhatsApp, Messenger, SMS und E-Mail. Manchmal gibt es keinen festen Aufschlag pro Kanal, wohl aber Nutzungskosten pro Nachricht.
- Komplexität und Sprache. Beratung zu einem Gebrauchtwagen oder einer Maßanfertigung braucht mehr Wissen als eine Frage zu Öffnungszeiten. Auch zusätzliche Sprachen zählen mit.
- Anbindungen. Eine Verbindung zu Ihrem CRM, Kalender oder Händlersystem kostet Einrichtungszeit. Ohne Anbindung können Leads auch per E-Mail eingehen.
Was im Preis enthalten sein sollte
Ein vollständiges Angebot nennt nicht nur einen Tarif, sondern auch, was vor und nach dem Livegang passiert. Fehlt einer dieser Punkte, fragen Sie, ob er separat berechnet wird.
- Einrichtung: Chat-Skript einbinden und Kanäle anschließen
- eine Wissensdatenbank mit Ihren Produkten, Preisen und häufigen Fragen
- Schulung der Chat-Spezialisten auf Ihr Angebot und Ihre Tonalität
- Vereinbarungen zu Lead-Kriterien und dazu, wann ein Gespräch an Ihr eigenes Team geht
- Berichte zu Gesprächen, Leads und Übergaben
- laufende Optimierung und ein fester Ansprechpartner
- ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO
Fragen Sie außerdem nach einmaligen Einrichtungskosten, Aufschlägen für zusätzliche Kanäle oder Sprachen, Kosten für Anbindungen und der Kündigungsfrist. Wie Sie diese Punkte gegen Qualität und Branchenwissen abwägen, lesen Sie im Artikel darüber, wie Sie einen Live-Chat-Dienstleister auswählen.
Rechnung: eigenes Chat-Team gegenüber Outsourcing
Ein eigenes Chat-Team kostet mehr als das Gehalt eines Mitarbeiters. Längere Öffnungszeiten brauchen schnell mehrere Personen, und jede bringt Arbeitgeberkosten, Urlaub und Krankheitstage mit.
Wie viele Personen brauchen Sie?
Rechnen Sie zuerst Ihre Besetzungsstunden aus. Möchten Sie sieben Tage die Woche von 8 bis 22 Uhr erreichbar sein, sind das 14 Stunden pro Tag und 98 Stunden pro Woche. Bei Verträgen mit 40 Stunden brauchen Sie dann rund zweieinhalb Vollzeitkräfte für eine einzige Person gleichzeitig im Chat.
Das ist noch ohne Urlaub, Pausen und Schulung gerechnet. Außerdem reicht eine Person bei Spitzen oft nicht aus, während Sie in ruhigen Stunden für jemanden zahlen, der wartet.
Was ein Mitarbeiter Sie wirklich kostet
Zum Bruttolohn kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung für Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, dazu Umlagen und Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Als Faustregel liegen die Gesamtkosten bei etwa dem 1,2- bis 1,3-fachen des Bruttolohns. Selbst beim gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde seit Januar 2026 summiert sich das schnell.
Dazu kommen Fehlzeiten. Laut Statistischem Bundesamt waren Arbeitnehmer in Deutschland 2025 durchschnittlich 14,6 Arbeitstage krankgemeldet. Im Krankheitsfall zahlen Sie den Lohn bis zu sechs Wochen weiter, so regelt es das Entgeltfortzahlungsgesetz.
Was noch dazukommt
- Rekrutierung bei jedem Abgang
- Einarbeitung und Schulung zu Produkt und Gesprächstechnik
- Dienstpläne und Führung, auch abends und am Wochenende
- Lizenzen für Chat-Software und eventuelle Anbindungen
- Vertretung bei Urlaub oder Krankheit
Die Rechnung sieht so aus: Bruttojahresgehalt mal 1,2 bis 1,3, mal die Zahl der nötigen Vollzeitkräfte, plus Rekrutierung, Schulung, Software und Führung. Legen Sie das Ergebnis neben ein Angebot für dieselben Zeiten und Kanäle. Erst dann vergleichen Sie Äpfel mit Äpfeln.
Wann Outsourcing günstiger ist und wann nicht
Outsourcing ist meist günstiger, sobald Sie länger als zu Bürozeiten erreichbar sein möchten oder Ihr Chat-Volumen stark schwankt. Sie zahlen dann für die Abdeckung, die Sie brauchen, ohne mehrere Personen einzustellen.
Es rechnet sich oft, wenn:
- Sie auch abends und am Wochenende erreichbar sein möchten
- Ihr Volumen durch Kampagnen, Saisons oder Modellstarts schwankt
- Sie keine Zeit haben, ein Team zu rekrutieren, zu schulen und einzuplanen
- Sie mehrere Standorte oder Marken aus einem Posteingang bedienen möchten
Weniger sinnvoll ist es bei wenig Website-Traffic und damit wenigen Gesprächen oder bei Fragen, die so speziell sind, dass nur Ihre eigenen Experten sie beantworten können. Die vollständige Abwägung finden Sie unter Live-Chat inhouse oder auslagern. Was schiefgehen kann, lesen Sie bei den Nachteilen, wenn Sie den Live-Chat auslagern.
Wie der Preis in unseren Angeboten entsteht
Bei Bconnect arbeiten wir ohne feste Preisliste, weil zwei Unternehmen mit gleich vielen Besuchern sehr unterschiedliche Gespräche führen. Nach einem Beratungsgespräch von 30 Minuten erhalten Sie ein Angebot mit Vorgehen, erwarteten Kosten und Leistungsumfang. Einrichtung, Schulung unserer Chat-Spezialisten, Anbindung der Kanäle, Berichte und ein fester Ansprechpartner gehören immer dazu.
Der größte Hebel beim Preis ist das Modell. Bei Operator Assisted AI führt ein Chat-Spezialist das Gespräch, unterstützt durch KI. Bei AI First + Human Handoff übernimmt die KI die erste Arbeit, und ein Spezialist oder Ihr eigenes Team übernimmt, wo nötig. AI Only erledigt vorhersehbare Fragen vollständig selbst, und ein Wechsel ist später jederzeit möglich.
In Beratungsgesprächen sehen wir oft, dass Unternehmen den Preis pro Gespräch vergleichen, während der Unterschied in den Gesprächen liegt, die heute niemand führt. Eine Frage zu einem Gebrauchtwagen um neun Uhr abends bringt erst etwas, wenn jemand nach Inzahlungnahme und Probefahrt fragt. Wie das für Ihr Unternehmen aussieht, lesen Sie auf der Seite zum Live-Chat-Outsourcing nach Maß.
Vergleichen Sie den Ertrag, nicht nur den Preis pro Chat
Der niedrigste Preis pro Gespräch ist selten die günstigste Lösung. Ein fairer Vergleich zählt die vollen Kosten eines eigenen Teams und stellt ihnen die Anfragen gegenüber, die Sie heute außerhalb der Bürozeiten verpassen.
Machen Sie deshalb zuerst die Rechnung für Ihre eigene Situation und holen Sie dann ein Angebot für dieselben Zeiten und Kanäle ein. Was Outsourcing neben den Kosten noch bringt, lesen Sie bei den Vorteilen, wenn Sie den Live-Chat auslagern.
Häufige Fragen zu den Kosten, wenn Sie den Live-Chat auslagern
Was kostet es pro Monat, den Live-Chat auszulagern?
Das hängt von Volumen, Öffnungszeiten, Kanälen und dem Verhältnis zwischen Menschen und KI ab. Einen fairen Monatspreis kann ein Anbieter erst nennen, wenn er weiß, wie viele Gespräche Sie erwarten und zu welchen Zeiten. Fragen Sie deshalb nach einem Angebot, in dem Tarif und Leistungsumfang zusammen stehen.
Ist die Abrechnung pro Gespräch oder pro Stunde günstiger?
Bei schwankendem oder niedrigem Volumen ist die Abrechnung pro Gespräch meist günstiger, weil Sie nicht für ruhige Stunden zahlen. Bei vorhersehbarem Andrang zu festen Zeiten kann ein Stundentarif oder fester Monatsbetrag besser sein. Achten Sie beim Preis pro Gespräch darauf, was als Gespräch zählt.
Welche Kosten kommen zum Tarif hinzu?
Fragen Sie nach einmaligen Einrichtungskosten, Aufschlägen für zusätzliche Kanäle oder Sprachen, Kosten für Anbindungen an CRM oder Kalender und danach, was passiert, wenn Ihr Volumen über der Vereinbarung liegt. Ein vollständiges Angebot nennt diese Posten vorab.
Ist Outsourcing günstiger als ein eigener Mitarbeiter?
Bei längeren Öffnungszeiten meist schon. Sieben Tage die Woche von 8 bis 22 Uhr erreichbar zu sein, erfordert rund zweieinhalb Vollzeitkräfte für eine Person gleichzeitig, plus Arbeitgeberkosten, Urlaub und Krankheitstage. Bei wenigen Gesprächen und nur Bürozeiten kann ein eigener Mitarbeiter günstiger sein.
Wird Live-Chat mit KI günstiger?
KI senkt die Kosten pro Gespräch bei vorhersehbaren Fragen, etwa zu Öffnungszeiten, Lieferzeiten oder dem Stand eines Termins. Für Beratung und die Qualifizierung von Leads braucht es oft einen Menschen, der nachfragt. Viele Unternehmen wählen deshalb eine Mischung.
Kostet Erreichbarkeit am Abend und am Wochenende extra?
Abdeckung außerhalb der Bürozeiten erfordert Besetzung zu Zeiten, in denen ein eigenes Team meist nicht arbeitet, und das steckt im Preis. Gleichzeitig sind das oft die Stunden, in denen sich Verbraucher informieren. Wägen Sie die Mehrkosten gegen die Anfragen ab, die Sie heute verpassen.
Ab welchem Website-Traffic lohnt sich Outsourcing?
Es gibt keine feste Grenze. Outsourcing lohnt sich, wenn täglich genug Gespräche eingehen, um Einrichtung und Besetzung wieder hereinzuholen. Bei wenig Traffic und einem Produkt ohne Beratungsbedarf reicht manchmal ein gutes Kontaktformular.