Einen Chatbot selbst zu erstellen geht heute ohne Programmierkenntnisse. Die Software ist nicht das Problem. Die Frage ist, wer den Chatbot füllt, testet, anbindet und Monate später noch pflegt. Dort steckt die eigentliche Arbeit, und dort steckt auch der größte Teil der Kosten.
Dieser Leitfaden stellt beide Wege nebeneinander: was das eigene Erstellen eines Chatbots verlangt, woraus die Kosten bestehen und wann das Erstellen lassen die bessere Wahl ist.
Chatbot selbst erstellen: Was gehört dazu?
Einen Chatbot selbst zu erstellen heißt, dass Sie vier Dinge selbst regeln: die Technik, das Wissen, die Anbindungen und die Pflege. Die Plattform zu wählen ist meist der leichte Teil.
Technik und Plattform
Sie wählen eine Plattform, richten die Gesprächsabläufe oder das KI-Modell ein und platzieren den Chatbot auf Ihrer Website. Mit den heutigen Werkzeugen gelingt das oft in ein paar Tagen. Ein funktionierender Chatbot ist dann aber noch kein guter Chatbot.
Wissen und Antworten
Ein Chatbot weiß nur, was Sie ihm sagen. Sie sammeln Produktinformationen, Bedingungen, Lieferzeiten und die Fragen, die Kunden wirklich stellen, und setzen das in Antworten um, die stimmen. Das ist mehr Arbeit, als die meisten Unternehmen erwarten, und sie hört beim Livegang nicht auf. Wie Sie das angehen, lesen Sie in Chatbot trainieren.
Anbindungen und Verantwortung
Ein Chatbot bringt erst etwas, wenn das Ergebnis irgendwo landet: ein Lead in Ihrem CRM, ein Termin in Ihrem Kalender. Außerdem sind Sie verantwortlich für das, was er sagt. Die Europäische Kommission erläutert, dass ein Chatbot nach der KI-Verordnung deutlich machen muss, dass die Person mit einem KI-System interagiert. Und verarbeitet ein Dienstleister die Chatdaten für Sie, ist nach Art. 28 DSGVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung Pflicht, wie das Kurzpapier der Datenschutzkonferenz erläutert.
Chatbot-Kosten: Woraus bestehen sie?
Die Kosten eines Chatbots bestehen aus sechs Posten, und die Softwarelizenz ist selten der größte davon. Wer nur auf das Abonnement schaut, unterschätzt, was ein Chatbot kostet.
- Aufbau und Einrichtung: Gesprächsabläufe oder KI-Modell aufsetzen, den Ton festlegen, den Chatbot auf die Website setzen.
- Wissen füllen: alle Informationen sammeln und in richtige Antworten umsetzen.
- Anbindungen: Verbindung mit CRM, Kalender, Ticketsystem oder Warenwirtschaft.
- Training und Pflege: Gespräche nachlesen, falsche Antworten verbessern, neue Fragen hinzufügen.
- Besetzung: Wer übernimmt das Gespräch, wenn der Chatbot hängen bleibt, auch abends und am Wochenende?
- Nutzungskosten: pro Gespräch oder pro Nachricht, etwa bei KI-Modellen oder WhatsApp.
Beim Selbstbauen zahlen Sie die Posten 2, 4 und 5 vor allem in Stunden Ihres eigenen Teams. Beim Auslagern stecken sie im Preis der Dienstleistung. Was das Selbstbauen wirklich kostet, sehen Sie also erst, wenn Sie diese Stunden mitzählen.
Wann ist Erstellen lassen klüger?
Erstellen lassen ist klüger, sobald Ihr Chatbot mehr tun soll, als eine Handvoll fester Fragen zu beantworten, oder wenn niemand in Ihrem Team dauerhaft Zeit dafür hat. Das ist in der Praxis die größte Hürde: Die Software ist da, die Stunden und die Erfahrung sind es nicht.
Erstellen lassen liegt nahe, wenn:
- der Chatbot qualifizieren, Termine vereinbaren oder Leads an den Vertrieb weiterleiten soll;
- Sie Anbindungen an CRM, Kalender oder ein Dealer-Management-System brauchen;
- Sie auch außerhalb der Bürozeiten einen Menschen einschalten können möchten;
- Sie Ergebnisse sehen wollen, ohne erst eine eigene Spezialisierung aufzubauen.
Selbst erstellen passt dagegen zu einer kleinen, klar abgegrenzten Anwendung mit festen Antworten und jemandem, der sie gern pflegt. Wer unsicher ist, ob ein Chatbot überhaupt die richtige Form ist, liest zuerst Chatbot vs. Live-Chat.
Selbst erstellen oder erstellen lassen: die Unterschiede auf einen Blick
Chatbots für Unternehmen: Welcher Typ passt zu Ihnen?
Der Chatbot-Typ ergibt sich aus Ihren Fragen: Feste Fragen verlangen ein Auswahlmenü, freie Fragen einen KI-Chatbot, und Fragen, bei denen manchmal ein Mensch nötig ist, einen hybriden Aufbau. Was jeder Typ genau ist, steht in was ist ein Chatbot.
Diese Wahl bestimmt auch den Weg. Ein Auswahlmenü können Sie gut selbst erstellen. Ein KI-Chatbot mit Übergabe an einen Menschen verlangt viel mehr Einrichtung und Pflege, und dort wird das Erstellen lassen oft die logische Wahl.
Wie gehen Sie die Einführung eines Chatbots an?
Fangen Sie klein an, mit einem Ziel und einem Kanal, und erweitern Sie erst, wenn das funktioniert. Das gilt für beide Wege.
- Ziel wählen: Fragen auffangen, Leads sammeln oder Termine vereinbaren.
- Fragen sammeln: aus Ihrem Postfach, Telefonnotizen und Chatgesprächen.
- Grenzen festlegen: Was erledigt der Chatbot selbst und was geht an einen Menschen?
- Anbinden: Sorgen Sie dafür, dass Leads und Termine direkt an der richtigen Stelle landen.
- Mit echten Fragen testen: nicht mit den Fragen, die Sie sich selbst ausdenken.
- Nach dem Livegang nachjustieren: Lesen Sie in den ersten Wochen jedes Gespräch nach und verbessern Sie die Antworten.
Was wir tun, wenn Sie den Chatbot bei uns unterbringen
Bei Bconnect sehen wir, dass der Unterschied zwischen einem Chatbot, der funktioniert, und einem, der stehen bleibt, fast immer in der Pflege liegt, nicht im Aufbau. Deshalb gehört die Pflege bei uns standardmäßig zur Dienstleistung.
Wir beginnen mit einem Beratungsgespräch zu Ihrem Ziel, Ihrem Volumen und Ihren Kanälen. Danach bauen wir gemeinsam eine Wissensbasis mit Ihren Produktinformationen, Bedingungen und Lead-Kriterien auf. Sie liefern diese Informationen, wir setzen sie in Antworten um und platzieren das Chat-Skript auf Ihrer Seite. Sie wählen aus drei Modellen: Operator Assisted AI, AI First + Human Handoff oder AI Only. Ein KI-Chatbot ist meist innerhalb von zwei bis drei Wochen live.
Nach dem Livegang lesen unsere Chat-Spezialisten mit, schärfen Antworten nach und halten die Mischung aus Mensch und KI mit einem festen Ansprechpartner aktuell. Auslagern funktioniert bei uns ab 5.000 Website-Besuchern pro Monat. Möchten Sie wissen, was ein Chatbot bei Bconnect kostet, sehen Sie dort, woraus sich der Preis zusammensetzt. Möchten Sie den Chatbot direkt erstellen lassen, lesen Sie mehr über Chatbot-Entwicklung und -Betreuung auslagern.
Die Entscheidung liegt in der Pflege, nicht im Aufbau
Einen Chatbot selbst zu erstellen ist günstig im Start und gibt Ihnen volle Kontrolle, aber Sie zahlen in Zeit: Wissen füllen, anbinden, nachjustieren und einen Menschen regeln für den Fall, dass er hängen bleibt. Für einen einfachen Chatbot mit festen Fragen ist das gut machbar. Soll der Chatbot qualifizieren, Termine machen oder außerhalb der Bürozeiten gut weiterarbeiten, ist das Erstellen lassen meist die klügere Wahl. Mehr zu allen Themen rund um Chatbots finden Sie in der Übersicht zu Chatbots.
Häufige Fragen zu Chatbot selbst erstellen oder erstellen lassen
Was kostet ein Chatbot?
Das hängt von sechs Posten ab: Aufbau, Wissen füllen, Anbindungen, Training und Pflege, Besetzung und Nutzungskosten pro Gespräch. Beim Selbstbauen steckt der größte Teil in Stunden Ihres eigenen Teams, beim Auslagern im Preis der Dienstleistung. Ein Festpreis, ohne diese Posten zu kennen, sagt wenig.
Kann ich kostenlos einen Chatbot erstellen?
Ja, mit einer kostenlosen Plattform erstellen Sie einen einfachen Chatbot mit festen Antworten. Die Funktionen sind dann begrenzt, und die Kosten verlagern sich auf Ihre eigene Zeit: Wissen füllen, testen und pflegen bleibt Arbeit.
Wie lange dauert das Erstellen eines Chatbots?
Eine einfache erste Version steht manchmal innerhalb weniger Tage. Ein Chatbot, der gute Antworten gibt und an Ihre Systeme angebunden ist, braucht mehr Zeit, meist einige Wochen. Danach braucht er weiterhin Aufmerksamkeit.
Was brauche ich, um selbst einen Chatbot zu erstellen?
Eine Plattform, eine Übersicht der Fragen, die Kunden stellen, die passenden Antworten darauf, jemanden, der den Chatbot testet und pflegt, und einen Plan für die Übergabe an einen Mitarbeiter. Für Anbindungen an CRM oder Kalender sind technische Kenntnisse nötig.
Was ist der Unterschied zwischen einem Chatbot und ChatGPT?
ChatGPT ist ein allgemeiner Chatbot mit breitem Wissen. Ein Chatbot auf Ihrer Website ist auf Ihr Angebot eingerichtet, spricht nur über vereinbarte Themen und leitet Gespräche an Ihr CRM, Ihren Kalender oder einen Mitarbeiter weiter.
Wer pflegt den Chatbot nach dem Livegang?
Beim Selbstbauen macht das Ihr eigenes Team: Gespräche nachlesen, Antworten verbessern und Änderungen im Angebot oder bei Preisen einpflegen. Beim Auslagern übernimmt der Spezialist diese Arbeit, und Sie liefern nur die Änderungen.
Ist ein Chatbot für ein kleines Unternehmen geeignet?
Ein einfacher Chatbot kann für jedes Unternehmen nützlich sein, wenn viele gleiche Fragen eingehen. Ein ausgelagerter Chatbot mit Pflege und Übergabe an einen Menschen lohnt sich vor allem bei genug Besuchern; bei Bconnect ab 5.000 Website-Besuchern pro Monat.